Koło, 30.12.2020
ZAPYTANIE OFERTOWE
w ramach projektu pt.
Promocja twarogu grodkowskiego pełnotłustego klinek oraz upowszechnienie wiedzy o tym produkcie i systemie jakości, w ramach którego ten produkt został wytworzony (Jakość Tradycja)realizowanego w ramach poddziałania 3.2 Wsparcie działań informacyjnych i promocyjnych realizowanych przez grupy producentów na rynku wewnętrznym objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020
Zamawiający:
Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Kole
ul. Towarowa 6, 62-600 Koło
I.
Przedmiot zamówienia:
Kompleksowa realizacja kampanii reklamowej współfinansowanej ze środków UE- zgodnie z treścią zapytania przedstawioną poniżej.
II.
Oferta winna zawierać przynajmniej:
1. Pełną nazwę i adres oferenta oraz numer NIP, nr wpisu we właściwym rejestrze (np. KRS), w którym ujawniony jest oferent. Zapisy we właściwym rejestrze, w którym został wpisany oferent powinny potwierdzać, iż osoba/osoby podpisujące ofertę są uprawnione do reprezentacji oferenta.
W przypadku reprezentowania oferenta przez Pełnomocnika nie wymienionego w właściwym rejestrze, pełnomocnik powinien dołączyć oryginał dokumentu pełnomocnictwa lub notarialnie poświadczoną kopię. Jeżeli Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast numeru NIP umieszcza w ofercie numer identyfikacyjny umożliwiający weryfikację oferenta w elektronicznym rejestrze przedsiębiorców kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Dodatkowo dołącza się wydruk oraz numer NIP, nr wpisu we właściwym rejestrze w którym ujawniony jest oferent. Wydruk lub wypis z właściwego rejestru potwierdzający nr wpisu oferenta do rejestru oraz potwierdzający, iż osoba/osoby podpisujące ofertę są uprawnione do reprezentacji oferenta.
2. Adres e-mail oferenta, służący do korespondencji w sprawie przedmiotowego postępowania
3. Pełną nazwę i adres siedziby zamawiającego (wraz z adresem korespondencyjnym jeśli jest inny niż adres siedziby)
4. Pełną nazwę projektu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym
5. Datę sporządzenia oferty
6. Datę ważności oferty – wymagane minimum 2 miesiące
7. Wartość oferty netto i brutto przedmiotu zamówienia po uwzględnieniu ewentualnych upustów.
a. W wartości oferty nie może być ujęty koszt cła, opakowania, koszt
szkolenia, koszty dojazdów i diet oferenta.
b. Na wartość oferty składa się kompleksowe wykonania zadania.
8. Wycenę odrębną każdego z poniżej wyszczególnionych zadań (każdej z form reklamy) w wartości netto– oferent jest zobowiązany do wypełnienia i dołączenia do oferty załącznika nr 1.
9. W przypadku oferty składanej przez konsorcjum firm wymagane jest określenie zadań, które będą realizowane przez danego uczestnika konsorcjum (który uczestnik konsorcjum odpowiada za dane zadanie).
10. W przypadku oferty składanej przez konsorcjum firm wymagane jest dołączenie do oferty kopii umowy konsorcjum potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez uczestników konsorcjum. Z treści umowy konsorcjum winna jednoznacznie wynikać możliwość oferowania i wykonania zadań objętych niniejszym zapytaniem.
11. Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej na papierze firmowym Oferenta lub opatrzona pieczątką firmową oraz powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta.
12. Oferta sporządzona w języku innym niż polski powinna być przetłumaczona na język polski przez tłumacza przysięgłego
Dokumenty składane w formie kopii powinny być potwierdzone podpisem osoby reprezentującej oferenta na każdej stronie.
Oferty, które nie spełnią powyższych wymogów zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.
III. Wymogi dotyczące zapisów oferty
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Złożone oferty winny uwzględniać wykonanie wszystkich określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym form reklamy.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania więcej niż jednej oferty przez jednego oferenta lub grupę działających wspólnie oferentów.
3. Nie dopuszcza się składania ofert zawierających więcej niż jeden wariant realizacji zadania.
4. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
5. Koszt przygotowania i dostarczenia oferty pokrywa Oferent. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
6. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących treści złożonych ofert.
Oferty, które nie spełnią powyższych wymogów zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.
IV. Opis przedmiotu zamówienia:
a) Wykaz produktów przeznaczonych do promocji:
* twaróg grodkowski pełnotłusty klinek
Wszystkie produkty wytwarzane w ramach systemy Jakość Tradycja.
b) Kampania reklamowa realizowana będzie w pięciu etapach. Kampania będzie realizowana od dnia 07.01.2021 do dnia 30.06.2022. Szczegółowy zakres i terminy etapów wykazano w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
c) Wymagany zakres zadań do zrealizowania przez oferenta (formy reklamy):
TELEWIZJA:
* spot reklamowy 30s,
* spot w formie animowanej wykorzystujący różnorodne grafiki i zdjęcia o nagrania lektorskie w profesjonalnym studiu
* spot dostosowany do wymagań technicznych poszczególnych stacji telewizyjnych o w zakres zadań Oferenta wchodzi przygotowanie scenariusza, produkcja i emisja spotów,
* emisja w minimum 4 stacjach telewizyjnych, np. TVP Poznań, Food Network, Domo+, TVN lub równoważne (stacje ogólnopolskie, regionalne lub tematyczne)
* zaplanowana minimalna ilość emisji- 700,
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego, o * oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1,
– propozycję stacji telewizyjnych, w których będzie emitowany spot telewizyjny.
RADIO:
* spot reklamowe 30s
* spot nagrany w profesjonalnym studiu, z wykorzystaniem profesjonalnego lektora o należy uwzględnić zakup licencji na wykorzystanie muzyki i emisję spotu w stacjach radiowych
* w zakres zadań Oferenta wchodzi przygotowanie scenariusza, produkcja i emisja spotów,
* emisja w minimum 2 stacjach radiowych, np. Radio Poznań, RMF FM lub
równoważne (stacje ogólnopolskie lub regionalne)
* zaplanowana minimalna łączna ilość emisji spotów- 100,
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
* oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1,
– propozycję stacji radiowych, w których będzie emitowany spot radiowy.
INTERNET:
- zakres reklamy:
– dedykowana strona internetowa:
▪ strona internetowa dedykowana produktowi objętemu promocją i systemowi Jakość Tradycja
▪ na stronę powinni być przekierowywani użytkownicy, którzy klikną w banery reklamowe
▪ utrzymanie strony internetowej przynajmniej do zakończenia trwania
– kampanii reklamowej – kampania banerowa:
▪ przygotowanie i emisja minimum czterech projektów banerów reklamowych w różnych formatach (np. 750×200 px, 300×250 px, 220 x 1150 px lub inne)
▪ banery statyczne i dynamiczne
▪ wyświetlanie banerów osobom mieszczącym się w określonej grupie docelowej (osoby w wieku 25-45 lat, mieszkańcy miast i wsi)
▪ kampania prowadzona dodatkowo na przynajmniej jednej niemieckiej stronie internetowej
▪ minimalna ilość emisji- 12 200 000
- w zakres zadań Oferenta wchodzi przygotowanie projektów graficznych i emisja materiałów reklamowych,
- emisja materiałów reklamowych na minimum 5 stronach internetowych, np. nowypm.pl, Facebook, Sieć wp.pl, ugotujto.pl, wetteronline.de (niemiecka strona internetowa) lub równoważne (strony o podobnym profilu)
- terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
- oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1,
– propozycję wykazu stron internetowych, na których emitowane będą materiały reklamowe.
PRASA
* forma reklamy- reklama graficzna – format reklamy- ½ strony
– minimalna zakładana ilość emisji- 24
* emisja w minimum 3 czasopismach, np. Moje Gotowanie, Forum Mleczarskie, Głos Wielkopolski lub równoważne (o podobnym profilu i nakładzie)
* w zakres zadań Oferenta wchodzi przygotowanie projektów reklamowych i ich emisja,
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
* oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1,
– propozycję wykazu tytułów prasowych, w których zamieszczone będą artykuły.
MARKETING BEZPOŚREDNI:
- formy reklamy:
– teczki ofertowe:
▪ format A4
▪ kreda mat 350g
▪ produkcja min. 500 szt.
– plecak termiczny:
▪ plecak w kształcie worka
▪ główna komora z izolacją termiczną
▪ wymiary ok. 345×445 mm
▪ produkcja min. 2 000 szt.
– kosz termiczny:
▪ kosz zakupowy
▪ główna komora z izolacją termiczną
▪ wymiary ok. 520 x 290 x 40 mm (złożony), ok. 475 x 388 x 220 mm (rozłożony)
▪ wys. rączki ok. 170 mm
▪ produkcja min. 200 szt.
– ulotki reklamowe:
▪ format A4 składane do A5
▪ papier kreda mat lub kreda błysk 130g
▪ produkcja min. 2 500 szt.
* w zakres zadań Oferenta wchodzi przygotowanie projektów graficznych i produkcja ulotek/gadżetów reklamowych
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego, o oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1.
UDZIAŁ W TARGACH:
* udział w targach Anuga Kolonia Niemcy,
– termin targów- 09-13.10.2021
– planowana wielkość powierzchni targowej- 12 m2,
– stoisko targowe narożne w zabudowie indywidualnej z grafikami reklamowymi, wyposażone w lodówki lub lady chłodnicze
– materiały reklamowe (ulotki A4 składane do A5, teczki ofertowe, worki termiczne, kosze termiczne) w języku angielskim lub niemieckim- specyfikacja techniczna jak w kanale marketing bezpośredni
– zapewnienie dowozu osób – 2 osoby oddelegowane na targi, dowozu produktów w warunkach chłodniczych, dowozu elementów stoiska i materiałów reklamowych oraz wynagrodzenia dla pracowników technicznych
– zapewnienie dwóch hostess
* oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1.
POKAZ
* ilość pokazów kulinarnych- 1
* pokaz dla ok. 30 osób (osoby z grupy docelowej oraz blogerzy)
* miejsce przeprowadzenia pokazu- wybrana restauracja w Kole lub innym miejscu o podczas pokazu profesjonalny kucharz przygotuje „na żywo” potrawy z wykorzystaniem produktu objętego promocją- przynajmniej 4 potrawy, np. przystawki, danie główne, deser
* w ramach pokazu przewidziana jest również kolacja lub uroczysty lunch złożony z potraw przygotowanych podczas pokazu
* czas trwania pokazu- 4 godziny
* wyposażenie miejsca pokazowego w meble gastronomiczne, oświetlenie i nagłośnienie
* na potrzeby przeprowadzenia pokazu należy przygotować zaproszenia (wersja do druku i elektroniczna):
– zaproszenie do druku- czterostronne zaproszenie papierowe w formacie minimum A6 po złożeniu, na papierze kreda mat lub kreda błysk 350 g. Zaproszenia powinny znajdować się w kopercie, na której zostanie ręcznie wpisane imię i nazwisko osób zaproszonych. W cenę produkcji zaproszeń należy wliczyć również wysyłkę pocztowa
– zaproszenia w wersji elektronicznej- zaproszenia wysyłane do gości w formie e- mail grafiką i ułożeniem tekstu w sposób atrakcyjny dla odbiorcy maila oraz zgodnym ze specyfikacją programu pocztowego
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
* oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1,
DEGUSTACJE
* ilość degustacji- 30,
* miejsce przeprowadzenia degustacji- sieć sklepów typu Selgros, Makro lub równoważne (sieci regionalne lub ogólnopolskie) w miastach typu Poznań, Warszawa, Koło lub równoważne (inne miasta na terenie Polski)
* stoisko degustacyjne (trapez, oklejone, na kółkach, szyld 1000x250mm; lada: bok 2 x szer.400mm, przód szer.800mm, wysokość 900mm lub większe, dodatkowo roll up reklamowy)
* strój dla hostess (fartuch z kieszenią przednią i nadrukiem reklamowym, bluza, nakrycie głowy oraz elementy podyktowane ewentualną sytuacją epidemiczną)
* na każde degustacje powinna zostaną wynajęte dwie hostessy
* do koordynacji powinien zostać wynajęty supervisor- zadania supervisora:
▪ koordynacja i nadzór pracy hostessy przy każdej z degustacji
▪ współpraca z pracownikami sklepów
▪ wykonywanie zdjęć dokumentujących przeprowadzenie degustacji
▪ koordynacja wysyłki stoiska degustacyjnego z wyposażeniem oraz promowanych produktów
▪ organizowanie dodatkowych produktów spożywczych na potrzeby degustacji
▪ przygotowanie merytoryczne hostess do przeprowadzenia degustacji
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego, o oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1.
– propozycję miejsc przeprowadzenia degustacji.
PUBLIKACJE:
* forma reklamy- broszura:
– broszury informacyjne połączone z przepisami kulinarnymi – format B5
– minimum 15 stron
– papier okładki kreda min. 200g
– papier wnętrza kreda min. 100g – 2 otwory pod segregator
– zadruk kolorowy CMYK 4+4
– produkcja min. 2 000 szt.
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
* oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1.
REKLAMA OUTDOOR:
* rodzaj reklamy- billboard,
* wielkość nośników- 12 m2, 18 m2, 5,8 m2 (dobór formatów zależny od zaakceptowanej lokalizacji)
* lokalizacja nośników: Warszawa, Poznań, Kole lub równoważne (inne miasta w Polsce)
* łączna minimalna ilość nośników- 370
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego, o oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1.
– propozycję lokalizacji nośników outdoor.
KONFERENCJA:
* zorganizowanie trzydniowej konferencji informacyjno-promocyjnej
* miejsce przeprowadzenia konferencji- miejsce (np. hotel) przystosowane do zorganizowania, zakwaterowania i wyżywienia ok. 90 osób- Koło lub inne pobliskie miasto
* ilość osób zaproszonych na konferencję- 90
* uczestnicy konferencji: firmy i osoby, z którymi zamawiający współpracuje
* na konferencji powinny być poruszone tematy związane z produktem objętym promocją oraz systemem Jakość Tradycja, powinna być podsumowana dotychczasowa kampania reklamowa i wyciągnięte wnioski na dalsze promowanie produktów
* sala konferencyjna powinna być wyposażona w profesjonalne oświetlenie i nagłośnienie,
* wynajem głównej sali na konferencję wraz z pełnym wyposażeniem multimedialnym i miejscami dla uczestników konferencji oraz wynajem sal na pracę w grupach jak również obsługa konferencji przez pracowników miejsca konferencji
– ramowy plan konferencji:
▪ pierwszy dzień- przyjazd uczestników w godzinach popołudniowych, uroczyste otwarcie konferencji
▪ drugi dzień- prezentacje przygotowane przez prelegentów autorytetów związanych z Wydziałem Technologii i Żywienia Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego oraz Instytutem Żywności i Żywienia lub innymi miejscami pokrewnymi do tematyki konferencji, uroczysta kolacja z potrawami przygotowanymi m.in. z promowanego produktu
▪ trzeci dzień- uroczyste podsumowanie, wręczenie upominków- materiałów konferencyjnych (torba bawełniana, wymiary ok. 38×42 cm oraz kołozeszyt- format A5, ok. 50 kartek), wyjazd uczestników w godzinach przedpołudniowych
– zapewnienie obsługi przez profesjonalnego fotografa (wykonanie zdjęć, ich selekcja i obróbka graficzna)
– zapewnienie koordynatora, którego zadaniem będzie:
▪ kontakt z miejscem, w którym będzie odbywała się konferencja
▪ ustalanie wszystkich szczegółów technicznych
▪ przygotowanie listy zaproszonych gości
▪ potwierdzenie przybycia zaproszonych gości
▪ rozmieszczenie gości w pokojach
▪ ustalenie menu
▪ przywitanie gości i kierowanie ich do odpowiednich pokoi
* terminy realizacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego, o oferta powinna zawierać minimum:
– informacje na temat kosztów poszczególnych pozycji zadań- zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego- należy wypełnić kolumnę „ilość wg oferty” i „wartość netto” załącznika nr 1.
– propozycję miejsca przeprowadzenia konferencji.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Wartość złożonej oferty nie może przekroczyć kwoty 2 500 000 zł netto (maksymalny budżet).
d) Budżet oferty złożonej w ramach postępowania nie może być większy niż budżet wskazany w niniejszym zapytaniu ofertowym. Oferty nie spełniające tego kryterium zostaną odrzucone ze względów formalnych.
e) W przypadku kosztów związanych z transportem stawka za 1 km nie może przekraczać 0,8358 zł.
f) W przypadku kosztów związanych z noclegiem stawka za 1 dobę nie może przekroczyć 380 zł/osobę.
g) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że złożona przez Oferenta oferta opiewa na rażąco niską cenę w stosunku do założonego przedmiotu zamówienia, Zamawiający ma prawo zwrócić się do Oferenta z prośbą o potwierdzenie możliwości zrealizowania pełnego zakresu zamówienia w zaproponowanym przez siebie budżecie.
h) Złożenie oferty przez Oferenta potwierdza możliwość realizacji pełnego zakresu zadań określonego w zapytaniu ofertowym.
i) Wszystkie materiały reklamowe muszą być oznaczone zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW 2014-2020, która dostępna jest pod adresem internetowym
https://www.gov.pl/web/rolnictwo/ksiega–wizualizacji–i–logotypy /wersja maj 2020/
j) Wykonawca ma obowiązek przesłania do Zamawiającego wszystkich projektów, które realizowane będą w I etapie operacji na 60 dni przed planowanym zakończeniem I etapu projektu.
k) Wszystkie działania reklamowe powinny promować produkty oraz system jakości, w ramach których wytworzono produkty wskazane w pkt. IV niniejszego zapytania ofertowego.
l) Przedstawiona oferta powinna zawierać wszystkie koszty związane z przygotowaniem i realizacją kompleksowej kampanii reklamowej. Zamawiający nie dopuszcza podwyższania wartości zadań w trakcie realizacji zadań objętych ofertą.
V. Warunki udziału w postępowaniu:
Oferent musi spełniać niżej wymienione warunki:
- Oferent powinien posiadać uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zapytania ofertowego oraz nie może podlegać wykluczeniu z możliwości realizacji zadania na podstawie odrębnych przepisów lub prawomocnych wyroków sądu. W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą aktualnego elektronicznego odpisu KRS lub CEIDG.
- Oferent musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikłe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie niższą niż 100 000 zł. W przypadku oferty składanej przez konsorcjum firm, każdy uczestnik konsorcjum musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikłe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie niższą niż 100 000 zł. W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą kopii aktualnej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikłe z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
- Oferent nie może znajdować się w stanie upadłości lub likwidacji. W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
- Oferent zobowiązany jest przed upływem terminu składania ofert wnieść wadium w kwocie 30 000 zł (słownie: trzydzieści tysięcy złotych 0/100 groszy):
➢ Za moment wniesienia wadium uważa się datę wpływu środków pieniężnych w należytej wysokości na wskazany rachunek bankowy Zamawiającego – Oferent zobowiązany jest do dołączenia do oferty potwierdzenia wykonania przelewu.
➢ Wadium należy wnieść w pieniądzu.
➢ Kwotę wadium należy wpłacić przelewem na poniższy rachunek bankowy Zamawiającego:
– nr rachunku: 21 1090 1203 0000 0000 2000 1653
– tytuł przelewu: Wadium w postępowaniu ofertowym na kompleksową realizację kampanii reklamowej współfinansowanej ze środków UE.
➢ Dowód wniesienia wadium należy dołączyć do oferty.
➢ Zwrot wadium w przypadku wszystkich Oferentów nastąpi niezwłocznie po rozstrzygnięciu przedmiotowego postępowania ofertowania i podania do publicznej wiadomości informacji o wyniku postępowania.
➢ W przypadku unieważnienia postępowania ofertowego lub zakończenia postępowania bez wyboru oferty Zamawiający zwróci wadium wszystkim oferentom w terminie do 3 dni roboczych od dnia podania do publicznej wiadomości informacji o unieważnieniu lub zakończeniu postępowania ofertowego bez wybrania oferty.
- Oferent jest zobowiązany wykazać zrealizowanie minimum jednej kampanii reklamowej współfinansowanej z udziałem środków pomocy publicznej (UE)- kampanie o zasięgu ogólnopolskim, dotyczące produktów spożywczych. Kampania o wartości nie niższej niż 70% maksymalnego budżetu określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym. Zrealizowana kampania musi obejmować wszystkie kanały przekazu: telewizja, radio, internet, prasa, marketing bezpośredni, targi, pokazy, degustacje, publikacje, outdoor. Przy czym w przypadku:
– telewizji- wymagana jest realizacja spotów wraz z zakupem mediów,
– radia -wymagana jest realizacja spotów wraz z zakupem mediów,
– internetu – wymagana jest kreacja grafik oraz zakup mediów, – prasy – wymagana jest kreacja grafik oraz zakup mediów.
W celu potwierdzenia spełnienia warunku oferent powinien dołączyć do oferty informację o zrealizowanej kampanii reklamowej zawierającą przynajmniej:
– nazwę zleceniodawcy kampanii,
– wartość netto w PLN kampanii, – okres realizacji kampanii,
– wykorzystane kanały przekazu kampanii,
– źródło pochodzenia środków pomocy publicznej, w ramach którego realizowano kampanię (np. nazwę programu pomocowego)
Informacja powinna być opatrzona podpisem oferenta.
- Oferent powinien wykazać się doświadczeniem w realizacji wymaganych przez Zamawiającego kanałów przekazu objętych niniejszym zapytaniem (telewizja, radio, internet, prasa, marketing bezpośredni, targi, pokazy, degustacje, publikacje, outdoor).
W celu potwierdzenia spełnienia warunku oferent powinien dołączyć do oferty wykaz zrealizowanych wymaganych form reklamy (kanały przekazu) wraz z dokumentacją potwierdzającą te realizacje (np. scany przykładowych reklam prasowych, outdoorowych, banerów internetowych, „zrzuty ekranowe” spotu TV, dokumentacja fotograficzna z realizacji targów, degustacji, pokazów, gadżetów reklamowych, ulotek, folderów, dokumentacja dot realizacji spotów radiowych- scenariusz, etc).
- Oferent musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie dotyczące wykonania niniejszego zamówienia. Oferent powinien wykazać się dysponowaniem pracownikami możliwymi do zaangażowania w realizację oferowanej kampanii posiadającymi przynajmniej dwuletnie doświadczenie w realizacji kampanii reklamowej obejmujących telewizja, radio, internet, prasa, marketing bezpośredni, targi, pokazy, degustacje, publikacje, outdoor.
W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
- Oferent powinien dołączyć do oferty wstępne projekty następujących materiałów reklamowych:
– KeyVisul i hasło kampanii
– proponowany adres dedykowanej strony internetowej
– projekt banerowej reklamy prasowej ½ strony – projekt baneru internetowego statycznego
– projekt stoiska degustacyjnego
Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana na podstawie weryfikacji czy do oferty dołączono:
a. aktualny wydruk KRS/CEIDG,
b. aktualną polisę ubezpieczeniową,
c. podpisane przez Oferenta oświadczenie wg wzoru załączonego do niniejszego zapytania (załącznik nr 2),
d. dowód wniesienia wadium (bankowe potwierdzenie przelewu),
e. informację o zrealizowanej kampanii reklamowej o wartości stanowiącej przynajmniej 70% budżetu określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym
f. wykaz zrealizowanych wymaganych form reklamy (kanałów przekazu) wraz z dokumentacją potwierdzającą te realizacje
g. wstępne projekty materiałów reklamowych (KeyVisul i hasło kampanii, proponowany adres dedykowanej strony internetowej, projekt banerowej reklamy prasowej ½ strony, projekt baneru internetowego statycznego, projekt stoiska degustacyjnego)
h. wycenę poszczególnych elementów oferowanej kampanii (wypełniony załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego)
VI. Warunki wykluczenia Oferenta z postępowania:
W postępowaniu nie mogą brać udziału następujące podmioty:
- Podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa w linii drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
e. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.
Oferent zobowiązany jest dołączyć do oferty stosowne oświadczenie potwierdzające brak przesłanek do wykluczenia oferty z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. Brak dołączonego oświadczenia potwierdzającego spełnianie powyższych warunków przez Oferenta będzie skutkowało odrzuceniem oferty.
VII. Kryteria oceny ofert:
a) Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria oraz ich wagę:
1. cena netto przedmiotu zamówienia – waga 60%
2. warunki płatności- wielkość zaliczki wymaganej do zapłaty przed rozpoczęciem każdego z etapów- waga 40%
Oferent zobowiązany jest do umieszczenia w ofercie danych pozwalających na ocenę punktową złożonej oferty. W przypadku braku jednoznacznych danych pozwalających na ocenę oferty, oferta otrzyma w ramach danego kryterium 0 pkt.
b) Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
Oceniana oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikających z kryteriów oceny oferty wyliczanych na podstawie następujących wzorów:
1. Cena netto przedmiotu zamówienia- max. 60 pkt.:
Wartość ofert podana w walucie obcej zostanie przeliczona na PLN wg kursu sprzedaży Narodowego Banku Polskiego z dnia wystawienia oferty.
2. Warunki płatności– wielkość zaliczki w % koniecznej do zapłaty przed rozpoczęciem każdego z etapów- max. 40 pkt.:
Oferent powinien umieścić w ofercie informację o procentowej wielkości zaliczki wymaganej do zapłaty przed rozpoczęciem każdego etapu operacji. Wielkość wymaganych zaliczek powinna być procentowo taka sama dla wszystkich etapów operacji.
c) W przypadku uzyskania przez więcej niż jedną ofertę takiej samej ilości punktów
wyliczonych wg ww. kryteriów, wybór nastąpi w oparciu o:
– Kryterium 1 – Cena netto przedmiotu zamówienia, następnie
– Kryterium 2- Warunki płatności- wielkość zaliczki wymaganej do zapłaty przed rozpoczęciem każdego z etapów
Elementy oferty, które podlegają ocenie punktowej będą obowiązujące w przypadku zawarcia umowy z oferentem i zostaną przeniesione do umowy z oferentem.
Warunki umowy zawartej przez Zamawiającego z wybranym oferentem nie mogą być gorsze, niż zawarte w złożonej przez oferenta ofercie.
VIII. Termin składania i otwarcia ofert:
a) Ofertę należy złożyć:
– przesyłką kurierską lub pocztową w: Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Kole,
ul. Towarowa 6, 62-600 Koło LUB
– drogą mailową w formie zeskanowanych podpisanych dokumentów na adres marketing@osmkolo.pl
w nieprzekraczalnym terminie do dnia 07.01.2021 do godz. 10.00
b) Ofertę przesłaną w formie papierowej należy złożyć w nieprzezroczystej, zabezpieczonej przed otwarciem kopercie. Kopertę należy opisać następująco: Oferta w postępowaniu: Kompleksowa realizacja kampanii reklamowej współfinansowanej ze środków UE- nie otwierać do 07.01.2021 do godz. 10.30.
c) Na kopercie należy umieścić nazwę i adres oferenta oraz nazwę i adres zamawiającego
d) W przypadku oferty przesłanej drogą mailową w tytule maila należy wpisać Oferta w postępowaniu: Kompleksowa realizacja kampanii reklamowej współfinansowanej ze środków UE.
e) Dopuszczone formy złożenia oferty: za pośrednictwem poczty, za pośrednictwem kuriera lub w formie zeskanowanej podpisanej oferty. W każdym przypadku liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub na adres mailowy wskazany powyżej.
f) Z uwagi na trwającą sytuację epidemiczną nie dopuszcza się składania ofert osobiście.
g) Ofertę złożoną po terminie Zamawiający zwróci bez otwierania po upływie terminu rozpatrzenia ofert.
h) Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 07.01.2021 o godz. 15.30.
IX. Informacja dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty:
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty wyłącznie w oparciu o zasady i kryteria określone w niniejszym zapytaniu ofertowym. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wszystkich Oferentów poprzez publikacje stosownej informacji na stronie internetowej, na której zostało opublikowane niniejsze zapytanie ofertowe- www.osmkolo.pl
X. Zasady modyfikacji treści zapytania ofertowego oraz modyfikacji ofert:
1. Zamawiający jest uprawniony do modyfikacji treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. W przypadku modyfikacji treści zapytania, stosowna informacja zostanie umieszczona na stronie internetowej, na której zostało opublikowane niniejsze zapytanie ofertowe. W przypadku zmiany treści zapytania, termin składania ofert może zostać wydłużony – jeśli wprowadzona zmiana będzie miała wpływ na czas potrzebny do przygotowania oferty. Modyfikacja zapytania po terminie składania ofert nie jest możliwa.
2. Zmiana złożonej oferty przed terminem otwarcia ofert jest możliwa jedynie w drodze wycofania oferty i ponownego złożenia poprawionej oferty przed upływem terminu otwarcia ofert. Modyfikacja oferty po upływie terminu otwarcia ofert nie jest możliwa.
XI. Odrzucenie oferty:
Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:
1. jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego lub
2. została złożona przez podmiot:
a) niespełniający warunków udziału w postępowaniu w sprawie wyboru wykonawcy
danego zadania ujętego w zapytaniu ofertowym, lub
b)) powiązany osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem lub osobami, upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu, lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru wykonawcy a wykonawcą. Wymienione wyżej powiązania polegają na:
➢ uczestniczeniu jako wspólnik w spółce cywilnej lub osobowej;
➢ posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji spółki kapitałowej;
➢ pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika;
➢ pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
➢ pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to
budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;
3. Została złożona po terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym.
XII. Unieważnienie postępowania:
Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania ofertowego na każdym etapie bez podania przyczyny oraz rozpisanie ponownego postępowania w tym samym zakresie.
XIII. Zawarcie umowy na realizację kampanii:
1. Zamawiający, w terminie do 10 dni od dnia zamieszczenia informacji o wyniku postępowania zawrze z Wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza umowę na realizację kampanii reklamowej.
2. Zamawiający będzie miał prawo do odstąpienia od zawarcia umowy z Wykonawcą w przypadku niepodpisania umowy o przyznanie pomocy z Krajowym Ośrodkiem Wsparcia Rolnictwa. W takim przypadku Wykonawca będzie miał prawo żądać od Zamawiającego zapłaty za zadania zrealizowane do momentu otrzymania pisemnej informacji o odstąpieniu od umowy. Zrealizowanie zadań powinno być udokumentowane przez Wykonawcę.
3. Zmiany umowy z wykonawcą dopuszczalne są w następującym zakresie:
➢ zmiana ceny w przypadku zmiany stawki podatku VAT,
➢ w przypadku wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, w tym zmian i obostrzeń wynikających ze stanu epidemicznego związanego z wirusem Covid-Sars-2
➢ zmian wynikających z obostrzeń sanitarnych w czasie obowiązywania stanu pandemii, w szczególności zmiany miejsc realizacji poszczególnych zadań lub usunięcia zadań z zakresu zawartej umowy.
➢ w zakresie harmonogramu planowanej operacji, w następujących okolicznościach:
– działanie siły wyższej, mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy. Przez siłę wyższą należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne, którego Strony umowy nie mogły przewidzieć, którego nie można było uniknąć, ani któremu Strony umowy nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, której nie można przypisać drugiej Stronie, a która ma wpływ na realizację przedmiotu umowy,
w tym w szczególności: powódź, pożar i inne klęski żywiołowe, strajki, nagłe przerwy w dostawie energii elektrycznej etc.
– inne istotne okoliczności, których Strony nie mogły przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a które mogą mieć wpływ na zakres i terminowość wykonania zadania.
4. Strony uprawnione są do zmiany Umowy w zakresie zestawienia rzeczowo-finansowego w przypadkach, których strony nie mogły przewidzieć w dniu zawarcia umowy.
5. Wszelkie zmiany w umowie zawartej pomiędzy Zamawiającym a Oferentem wymagają
zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
XIV. Poufność danych
Informacje zawarte w złożonych ofertach zostaną objęte przez Zamawiającego tajemnicą handlową i nie będą udostępniane innym podmiotom za wyjątkiem Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa jako podmiotu współfinansującego operację oraz instytucji kontrolnych krajowych i UE.
Po zakończeniu postępowania zamawiający umieści na stronie internetowej, na której opublikowano niniejsze zapytanie ofertowe, informację o:
wyborze wykonawcy albo
odrzuceniu wszystkich złożonych ofert, albo
niezłożeniu żadnej oferty, albo
zakończeniu tego postępowania bez wyboru żadnej z ofert.
Załączniki do zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1- harmonogram kampanii reklamowej
2. Załącznik nr 2 – oświadczenie oferenta dotyczące warunków udziału w postępowaniu
3. Załącznik nr 3 – oświadczenie oferenta o braku powiązań osobowych lub kapitałowych
z Zamawiającym
4. Załącznik nr 4- wizualizacja promowanych produktów